Dirbtinis intelektas įmonėse dažnai atsiranda tyliai. Vienas darbuotojas pradeda naudoti ChatGPT laiškams, kitas kelia dokumentus į dirbtinio intelekto įrankį santraukoms, trečias prašo pagalbos ruošiant pasiūlymus, o vadovas tik po kurio laiko supranta, kad komanda jau naudoja dirbtinį intelektą, bet niekas nėra susitaręs, kaip tai daryti saugiai ir vienodai.

Tai nėra blogai. Blogai yra tada, kai dirbtinio intelekto naudojimas įmonėje lieka visiškai chaotiškas.

Dirbtinio intelekto naudojimo taisyklės įmonėje neturi būti sudėtingas teisinis dokumentas. Pradžiai pakanka aiškaus praktinio susitarimo: kokius įrankius leidžiame naudoti, kokius duomenis galima kelti, ko negalima, kaip tikriname atsakymus ir kas už ką atsako.

Tikslas nėra sustabdyti dirbtinio intelekto naudojimą. Tikslas - pereiti nuo pavienių bandymų prie valdomos darbo sistemos.

Kodėl įmonei reikia dirbtinio intelekto naudojimo taisyklių

Dauguma įmonių jau susiduria su ta pačia situacija: darbuotojai dirbtinio intelekto įrankius naudoja greičiau, nei organizacija spėja susitarti dėl taisyklių.

Vienas darbuotojas naudoja asmeninę ChatGPT paskyrą. Kitas įkelia kliento dokumentą į nemokamą įrankį. Trečias atsakymą panaudoja kaip galutinę išvadą, nors nepatikrina faktų. Ketvirtas eksperimentuoja su automatizavimu, bet niekas nežino, kokius duomenis jis jungia prie išorinių sistemų.

Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo kaip produktyvumo augimas. Praktikoje tai gali sukurti kelias rizikas:

  • konfidencialūs duomenys patenka į netinkamus įrankius;
  • darbuotojai remiasi netiksliais dirbtinio intelekto atsakymais;
  • komandoje nėra vienodo darbo standarto;
  • klientams ar partneriams pateikiamas nepatikrintas turinys;
  • vadovai nežino, kaip dirbtinis intelektas realiai naudojamas įmonėje.

Todėl taisyklės nėra biurokratija. Tai valdymo priemonė, kuri padeda komandai naudoti dirbtinį intelektą greičiau, saugiau ir nuosekliau.

Nuo ko pradėti: ne nuo ilgos politikos, o nuo 7 praktinių susitarimų

Įmonei nebūtina iškart rengti sudėtingos 20 puslapių politikos. Pirmas žingsnis gali būti trumpa, aiški ir darbuotojams suprantama dirbtinio intelekto naudojimo tvarka.

Svarbiausia atsakyti į septynis klausimus.

1. Kokius įrankius įmonė leidžia naudoti

Pirmiausia reikia aiškiai įvardyti, kokie dirbtinio intelekto įrankiai įmonėje yra leidžiami.

Pavyzdžiui:

  • ChatGPT Business arba Enterprise - darbui su įmonės informacija;
  • Gemini - jei įmonė naudoja Google Workspace;
  • Perplexity - informacijos paieškai su šaltiniais;
  • specializuoti dirbtinio intelekto įrankiai - tik po atskiro patvirtinimo.

Svarbu atskirti asmeninį eksperimentavimą nuo darbo su įmonės duomenimis. Jeigu darbuotojas naudoja nemokamą ar asmeninę paskyrą, į ją neturėtų būti keliama konfidenciali, klientų, darbuotojų, finansinė ar kita jautri informacija.

Praktinė taisyklė: jeigu įrankis nėra patvirtintas įmonės, į jį negalima kelti vidinių ar konfidencialių duomenų.

2. Kokius duomenis galima kelti į dirbtinio intelekto įrankius

Tai svarbiausia taisyklių dalis. Įmonė turėtų suskirstyti duomenis bent į tris grupes.

Leidžiami duomenys. Tai vieša arba bendro pobūdžio informacija, kuri nesukeltų rizikos, jei patektų už įmonės ribų. Pavyzdžiui, vieši produktų aprašymai, bendri rinkos klausimai, viešai skelbiama informacija, bendriniai tekstų juodraščiai.

Riboto naudojimo duomenys. Tai vidinė informacija, kurią galima naudoti tik patvirtintuose įmonės įrankiuose. Pavyzdžiui, vidaus procedūros, nejautrūs susitikimų užrašai, šablonai, bendri procesų aprašai, vidiniai mokymų dokumentai.

Draudžiami duomenys. Tai informacija, kurios negalima kelti į dirbtinio intelekto įrankius be aiškaus leidimo. Pavyzdžiui, asmens duomenys, sveikatos duomenys, darbo užmokesčio informacija, klientų sutartys, komercinės paslaptys, slaptažodžiai, prisijungimai, finansinės prognozės, dar nepaskelbti strateginiai sprendimai.

Įmonės taisyklė turi būti suprantama darbuotojui, kuris nėra teisininkas ar IT specialistas. Jeigu žmogus abejoja, ar informaciją galima kelti į įrankį, taisyklė turi skatinti ne rizikuoti, o pasitikslinti.

3. Kokiais tikslais dirbtinį intelektą galima naudoti

Taisyklėse verta aiškiai aprašyti leidžiamus naudojimo atvejus.

Pavyzdžiui, darbuotojai gali naudoti dirbtinį intelektą:

  • laiškų, tekstų ir dokumentų juodraščiams;
  • susitikimų santraukoms;
  • idėjų generavimui;
  • informacijos struktūravimui;
  • dokumentų palyginimui;
  • ataskaitų ar prezentacijų struktūrai;
  • procesų aprašymų juodraščiams;
  • klausimų sąrašams prieš susitikimus;
  • mokymuisi ir pasiruošimui diskusijoms.

Tačiau svarbu įvardyti ir tai, ko dirbtinis intelektas neturėtų daryti savarankiškai.

Jis neturėtų būti naudojamas kaip vienintelis šaltinis priimant teisinį, finansinį, personalo, medicininį, saugumo ar kitą didelės rizikos sprendimą. Tokiose situacijose dirbtinis intelektas gali padėti pasiruošti, bet galutinį vertinimą turi atlikti atsakingas žmogus.

Praktinė taisyklė: dirbtinis intelektas gali padėti parengti sprendimą, bet neturi pakeisti atsakingo žmogaus sprendimo.

4. Kaip tikrinti atsakymus

Viena dažniausių klaidų - dirbtinio intelekto atsakymą laikyti galutine tiesa.

Įrankis gali suformuluoti įtikinamą tekstą, bet tai nereiškia, kad jis yra tikslus. Jis gali neteisingai interpretuoti dokumentą, praleisti svarbią detalę, pateikti pasenusį faktą arba sukurti įtikinamą, bet nepagrįstą išvadą.

Todėl įmonėje turi būti aiški patikros taisyklė.

Atsakymus būtina tikrinti, kai:

  • naudojami skaičiai;
  • cituojami teisės aktai;
  • daromos finansinės išvados;
  • rengiami klientams siunčiami dokumentai;
  • vertinamos sutartys;
  • analizuojami darbuotojų ar klientų duomenys;
  • sprendimas gali turėti reputacinę, finansinę ar teisinę riziką.

Praktinis patikros standartas gali būti paprastas:

  • patikrinti faktus pirminiuose šaltiniuose;
  • paprašyti įrankio nurodyti, kuo remiasi;
  • patikrinti skaičius rankiniu būdu arba patikimoje sistemoje;
  • jautrius sprendimus peržiūrėti atsakingam specialistui;
  • aiškiai atskirti juodraštį nuo patvirtinto dokumento.

5. Kas atsako už sukurtą rezultatą

Svarbus principas: už galutinį rezultatą atsako ne dirbtinis intelektas, o žmogus ir organizacija.

Jeigu darbuotojas su dirbtinio intelekto pagalba parengia laišką klientui, atsakingas yra darbuotojas. Jeigu vadovas parengia sprendimo santrauką, atsakingas yra vadovas. Jeigu įmonė naudoja dirbtinį intelektą klientų aptarnavime, atsakinga lieka įmonė.

Todėl taisyklėse verta aiškiai įrašyti: dirbtinio intelekto sukurtas turinys yra pagalbinė medžiaga. Prieš naudojant ją darbe, darbuotojas privalo įvertinti tikslumą, tinkamumą, kontekstą ir galimas rizikas.

Tai ypač svarbu komunikacijoje su klientais, viešuose tekstuose, sutartyse, finansinėse analizėse, personalo sprendimuose ir vadovybės dokumentuose.

6. Kada naudoti asmeninę paskyrą, o kada būtina verslo paskyra

Įmonės dažnai pradeda nuo asmeninių ChatGPT Plus paskyrų. Tai tinka individualiam produktyvumui ir mokymuisi, bet tampa silpna vieta, kai dirbtinį intelektą pradeda naudoti visa komanda.

Jeigu dirbama su įmonės dokumentais, klientų informacija, vidiniais procesais ar komandai svarbiais šablonais, verta pereiti prie verslo paskyros. Verslo aplinka leidžia geriau valdyti naudotojus, prieigas, bendrus darbo standartus ir komandos naudojamus įrankius.

Paprasta taisyklė:

  • vienas žmogus mokosi ir eksperimentuoja - gali pakakti individualios paskyros;
  • komanda dirba su įmonės dokumentais - reikia verslo paskyros;
  • organizacija nori bendrų projektų, šablonų ir standartų - reikia valdomos darbo aplinkos.

Tai nėra tik IT sprendimas. Tai darbo valdymo klausimas.

7. Kaip taisykles paversti realiu darbo standartu

Didžiausia klaida - parengti taisykles ir padėti jas į vidinį aplanką, kurio niekas neskaito.

Dirbtinio intelekto naudojimo taisyklės turi veikti kasdien. Tam reikia ne tik dokumento, bet ir praktinio įdiegimo.

Rekomenduojamas kelias:

  1. Parengti trumpą dirbtinio intelekto naudojimo tvarką.
  2. Patvirtinti leidžiamus įrankius.
  3. Suskirstyti duomenis pagal jautrumą.
  4. Parengti 5-10 praktinių pavyzdžių darbuotojams.
  5. Pravesti trumpus mokymus komandai.
  6. Sukurti kelis bendrus šablonus: užklausas, projektus ar darbo instrukcijas.
  7. Po 30-60 dienų peržiūrėti, kas veikia, o ką reikia koreguoti.

Taisyklės turi būti ne draudimų sąrašas, o darbo instrukcija. Žmogui turi būti aišku: ką galiu daryti, ko negaliu, kada turiu klausti ir kaip atrodo geras dirbtinio intelekto naudojimo pavyzdys.

Pavyzdinė dirbtinio intelekto naudojimo taisyklių struktūra

Įmonės naudojimo tvarka gali būti tokia:

1. Tikslas. Kodėl įmonė leidžia naudoti dirbtinį intelektą ir kokios naudos tikisi.

2. Taikymo sritis. Kam taisyklės galioja: darbuotojams, vadovams, rangovams, praktikantams, išoriniams partneriams.

3. Leidžiami įrankiai. Kokie įrankiai patvirtinti ir kokiais atvejais juos galima naudoti.

4. Duomenų naudojimo ribos. Kokius duomenis galima kelti, kokius tik patvirtintoje aplinkoje, o kokių negalima kelti visai.

5. Leidžiami naudojimo atvejai. Kokiems darbams dirbtinis intelektas rekomenduojamas.

6. Draudžiami arba ribojami naudojimo atvejai. Kur dirbtinis intelektas negali būti naudojamas be papildomos peržiūros.

7. Atsakymų tikrinimas. Kada būtina tikrinti šaltinius, skaičius, teisines formuluotes, klientų informaciją ar kitus jautrius elementus.

8. Atsakomybė. Kas atsako už dirbtinio intelekto pagalba parengtą turinį ir sprendimus.

9. Mokymai ir pagalba darbuotojams. Kaip darbuotojai apmokomi, kur randa pavyzdžius ir kam gali užduoti klausimus.

10. Peržiūra ir atnaujinimas. Kaip dažnai taisyklės peržiūrimos ir kas už tai atsakingas.

Ką vadovas turėtų padaryti pirmiausia

Jeigu įmonėje dirbtinis intelektas naudojamas, bet dar nėra taisyklių, pradėkite nuo trijų praktinių veiksmų.

Pirma, išsiaiškinkite, kokius įrankius darbuotojai jau naudoja. Dažnai realus vaizdas nustebina: dirbtinis intelektas jau būna naudojamas laiškams, dokumentams, vertimams, klientų atsakymams, analizėms, prezentacijoms ir idėjoms.

Antra, nuspręskite, kokių duomenų negalima kelti į dirbtinio intelekto įrankius. Tai svarbiausias saugumo sluoksnis.

Trečia, duokite komandai ne tik draudimus, bet ir gerus pavyzdžius. Žmonėms reikia žinoti, kaip dirbtinį intelektą naudoti teisingai: kaip formuluoti užklausas, kaip tikrinti atsakymus, kaip dirbti su failais, kaip atskirti juodraštį nuo galutinio dokumento.

Dirbtinio intelekto taisyklės yra tik pradžia

Dirbtinio intelekto naudojimo taisyklės neišsprendžia visko. Jos sukuria pagrindą.

Toliau reikia mokymų, bendrų darbo šablonų, praktinių naudojimo scenarijų, komandų susitarimų ir periodinės peržiūros. Kitaip tariant, įmonė turi pereiti nuo pavienių bandymų prie sistemos.

Tokia sistema apima:

  • aiškius įrankius;
  • duomenų saugumo ribas;
  • darbuotojų dirbtinio intelekto raštingumą;
  • vadovų sprendimų logiką;
  • bendrus užklausų ir dokumentų šablonus;
  • patikros taisykles;
  • atsakomybės pasiskirstymą;
  • nuolatinį tobulinimą.

Dirbtinio intelekto vertė įmonėje atsiranda ne tada, kai keli darbuotojai išmoksta parašyti gerą užklausą. Vertė atsiranda tada, kai visa komanda pradeda naudoti dirbtinį intelektą vienodai, saugiai ir praktiškai.

Kaip tai susiję su mokymais ir diegimu

Dirbtinio intelekto naudojimo taisyklės geriausiai veikia tada, kai jos nėra atskirtos nuo mokymų ir praktinio įgyvendinimo. Pirmiausia verta susitarti dėl saugaus naudojimo principų, tada apmokyti komandą, o po to peržiūrėti, kaip taisyklės veikia realiuose darbuose.

Jeigu pradedate nuo mokymų, naudinga perskaityti straipsnį Kaip įmonei pasiruošti AI mokymams. Jeigu dirbtinio intelekto naudojimą norite susieti su vadovų sprendimais ir komandų standartu, aktualus puslapis AI mokymai vadovams. Jeigu reikia platesnio įgyvendinimo, verta žiūrėti į AI verslo partnerio modelį ir dirbtinio intelekto diegimą įmonėje.

Apibendrinimas

Dirbtinio intelekto naudojimo taisyklės įmonėje nėra formalumas. Tai būtinas pirmas žingsnis, jeigu norite, kad dirbtinis intelektas būtų ne atsitiktinis žaislas, o realus darbo įrankis.

Gera naudojimo tvarka atsako į paprastus klausimus:

  • kokius įrankius leidžiame naudoti;
  • kokius duomenis galima kelti;
  • kokių duomenų kelti negalima;
  • kokiems darbams dirbtinis intelektas tinka;
  • kada būtina žmogaus peržiūra;
  • kas atsako už galutinį rezultatą;
  • kaip darbuotojai mokomi naudoti dirbtinį intelektą saugiai.

Jeigu šie klausimai lieka neatsakyti, naudojimas įmonėje tampa loterija. Vieni darbuotojai dirba atsargiai, kiti rizikuoja, treti išvis nenaudoja įrankių, nes nežino, kas leidžiama.

Jeigu taisyklės aiškios, dirbtinis intelektas tampa valdoma darbo sistema: greitesne, saugesne ir lengviau plečiama visoje organizacijoje.

Norite parengti dirbtinio intelekto naudojimo taisykles savo įmonei? Pradėkime nuo 60 min. diagnostinio pokalbio. Galime įsivertinti dabartinį komandos naudojimą, rizikas, įrankius ir parengti aiškų įmonės standartą - nuo taisyklių iki praktinio pritaikymo kasdieniuose darbuose.

DUK

Ar dirbtinio intelekto naudojimo taisyklės įmonėje yra privalomos?

Daugeliu atvejų jos nėra formaliai privalomos kaip atskiras dokumentas, tačiau praktiškai tampa būtinos, kai darbuotojai pradeda naudoti ChatGPT ar kitus įrankius darbui su įmonės informacija. Taisyklės padeda sumažinti duomenų, reputacijos ir sprendimų kokybės rizikas.

Ar darbuotojai gali naudoti asmenines ChatGPT paskyras darbui?

Asmeninės paskyros gali tikti mokymuisi ir bendriems eksperimentams, bet į jas neturėtų būti keliama konfidenciali, klientų, darbuotojų, finansinė ar kita jautri informacija. Darbui su įmonės dokumentais verta naudoti valdomą verslo aplinką.

Kokios informacijos negalima kelti į dirbtinio intelekto įrankius?

Be aiškaus leidimo nereikėtų kelti asmens duomenų, sveikatos informacijos, klientų sutarčių, darbo užmokesčio duomenų, slaptažodžių, prisijungimų, komercinių paslapčių, finansinių prognozių ir dar nepaskelbtų strateginių sprendimų.

Ar dirbtinis intelektas gali rengti sutartis, finansines išvadas ar personalo sprendimus?

Jis gali padėti parengti juodraštį, klausimų sąrašą ar analizės struktūrą, bet neturėtų būti vienintelis šaltinis priimant didelės rizikos sprendimus. Sutartis, finansines išvadas ir personalo sprendimus turi peržiūrėti atsakingas žmogus arba specialistas.

Kas įmonėje turėtų būti atsakingas už naudojimo tvarką?

Atsakomybė neturėtų likti tik IT skyriui. Praktikoje reikalingas vadovybės, teisės arba duomenų apsaugos, HR, IT ir pagrindinių komandų vadovų susitarimas. Vienas žmogus gali koordinuoti tvarką, bet sprendimai turi būti organizaciniai.

Kaip dažnai reikia atnaujinti dirbtinio intelekto naudojimo taisykles?

Pradžioje taisykles verta peržiūrėti po 30-60 dienų, kai komanda jas išbando realiuose darbuose. Vėliau pakanka periodinės peržiūros kas kelis mėnesius arba tada, kai atsiranda nauji įrankiai, nauji naudojimo atvejai ar pasikeičia duomenų saugumo reikalavimai.

Kuo naudojimo taisyklės skiriasi nuo dirbtinio intelekto mokymų?

Taisyklės apibrėžia, kaip įmonėje galima ir negalima naudoti dirbtinio intelekto. Mokymai padeda darbuotojams tas taisykles pritaikyti praktiškai: formuluoti geresnes užklausas, tikrinti atsakymus, saugiai dirbti su dokumentais ir kurti bendrus darbo standartus.